In samenwerking met Easy Systems heb ik een interface gerealiseerd tussen Isah en Easy Purchase. De eerste klant bij wie deze interface uitgerold is was bij het hoofdkantoor van Hitec in Almelo. Hitec ontwikkelt, vervaardigt, levert en onderhoudt noodstroom systemen die de continue stroomvoorziening van kritische systemen waarborgen.
Autorisatie via de inkoopmanagementsoftware
Binnen het inkoopproces wordt de autorisatie voor inkopen buiten het ERP-pakket Isah geregeld door gebruik te maken van de software Easy Purchase. Easy Purchase is het ‘zusje’ van de applicatie Easy Invoice en regelt het inkoopmanagement voor het centraal beheren en controleren van alle inkopen bij een organisatie. Op basis van goedkeuring vooraf worden verschillende stappen in het proces; van aanvraag tot ontvangst geregistreerd. Alle benodigde gegevens van een inkooporder moesten worden overgezet vanuit het ERP-pakket Isah naar Easy Purchase. Daarnaast moest de inkooporder geblokkeerd blijven binnen het ERP-systeem totdat deze vrijgegeven wordt in de Easy Purchase applicatie.
Procuratieniveau wordt meegenomen
Voordat deze inkopen kunnen worden ingekocht, moeten deze eerst door de medewerkers van Hitec worden gefiatteerd, afhankelijk van het procuratieniveau. De exacte afhandeling wordt bepaald aan de hand van het maximum ingestelde bedrag dat een medewerker mag fiatteren. Als een bedrag te hoog is wordt er een extra medewerker ingevoerd die daarvoor wel een fiattering mag uitvoeren.
Automatische goedkeuringsflow en matching
Samen met de developers van Easy Systems heb ik de functionele beschrijving met requirements op mij genomen en de interface gebouwd. De interface bevat verschillende checks en zet de gekozen inkooporder op basis van verschillende kenmerken over naar de juiste goedkeuringsflow in Easy Purchase. Doordat de inkooporders vooraf goedgekeurd zijn, is het goedkeuren van de facturen in Easy Invoice een stuk eenvoudiger geworden. Het aantal inkoopfacturen welke in één keer automatisch gematched kan worden is bijna 100%.
